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[04-15]   来源:http://www.tommyzablan.com  规章制度   阅读:447

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正文:

为了进一步强化销售分公司的各项管理工作,细化、落实各项管理工作程序,不断提高管理水平,从而更好地适应公司和市场的需要,销售分公司要在公司已经制定的各项管理规定和分配、考核等政策的基础上,制定切实可行的工作管理细则。

一、         销售分公司下设各部门的分工和责任

销售分公司下设部门:

业务部、外贸部、综合管理部、内蒙包头办事处、山东淄博办事处、技术开发科。

各部门职责:

1、          业务部:负责承揽国内业务、并与用户沟通协调售后服务工作;

2、          外贸部:负责承揽外贸业务、并与用户沟通协调售后服务工作;

3、          综合管理部:负责销售分公司日常管理工作,并定期向公司有关   部门报送数据、表格,负责公司产品的发货、运输工作;

4、          内蒙包头办事处:在内蒙境内及周边地区开展业务、承揽订货,并做好本地区用户的售后服务工作;

5、          山东淄博办事处:在山东及周边地区开展业务、承揽订货,并做好本地区用户的售后服务工作;

6、          技术开发科:负责公司产品开发、改进等设计工作,负责外来项目图纸转化,配合、生产做好技术服务工作。

二、         用户信息的管理规定

1、  综合管理部为用户信息的归口管理部门;

2、  各部门每名业务员要积极主动地收集相关信息,并及时报本部门经理经部门经理每月报综合管理部登记备案,综合管理部对各部门收集的信息量进行考核。销售分公司业务部、外贸部、山东淄博办事处、内蒙包头办事处于每月30日前将本月用户信息报到综合管理部,具体指标为:.....

对当月未完成客户信息调查的业务员或实习业务员提出警告,连续三个月未完成指标的业务员给予停发提成奖或效益奖。

3、  综合管理部对各部门提供的信息,建立信息登记档案。综合管理部针对不同信息分地区、设备种类等,落实到相应部门进行跟踪,各部门要对所掌握的信息,按项目落实到具体业务人员进行跟踪;

4、  各部门要将本部信息及时上报,对未通报者给予一定处罚,造成严重后果的给予严肃处理。信息与公司的经济效益直接相关,任何人未经批准,不准将信息扩散、传播给其它部门、单位或个人,一经发现将责任人清除出销售队伍;

5、  综合管理部每月将产品的定货信息情况进行,上报公司领导审阅。

6、  销售分公司各部门经理可直接查阅用户信息档案,其它人员查阅要经销售分公司经理批准。

三、         项目负责人管理制度

1、             项目负责人指在工作中指定的对某项工作(如信息收集、跟踪处理、设备产品的谈判、签订合同的某些环节、售后服务的某些环节等)拥有权力和责任的人员,全面负责(指定的)所管项目的整个工作,是该项目的重要责任人。项目负责人由部门经理安排指定,重大项目由销售分公司经理指定。

2、             项目负责人应及时掌握项目进展状况,积极主动与用户及公司内有关部门进行资料、数据、文件等相关信息交流和沟通,项目负责人负责制定编制项目周期和计划表,根据周期和计划表进行项目实施和跟踪;

3、             项目负责人要严格按ISO9000质量管理体系规定的程序,组织合同评审,并对合同文件进行修改和补充工作,对给顾客提供的产品实行监控;

4、             项目负责人负责组织合作方的技术、商务谈判,负责按双方达成的各项协议规定签订合同;

5、             项目负责人在合同生效后,主动代表用户监督合同的执行情况,了解掌握合同的执行状态,发现问题及时协调、沟通和督促有关部门严格执行合同;

6、             项目负责人负责用户来函、来电的回复工作,负责用户的来人、来访接待工作,积极主动去解决用户在合同执行过程中提出的有关要求及为用户提供的资料、产品的催交、协调、管理工作;

7、             项目负责人负责完成按合同中规定的预付款、进度款、货款、质保金等催收工作,并按销售分公司计划要求,完成好回款任务;

8、             项目负责人对产品在安装、调试过程中发现的问题,负责协调有关部门及时有效解决,对难点问题应积极主动向有关领导汇报,促进该项目全面顺利完成;

9、             对重大项目成立项目小组,由项目负责人提出小组人员组成,由公司总经理任命项目组组长。

四、         工作联系单传递过程管理制度

1、             销售分公司与其它部门的业务工作协调实行工作联系单制度;

2、             合同签订前的各项准备工作(技术资料数据、生产周期、进度、采购价格等)需同有关部门协调的,由项目负责人或部门经理组织传递;

3、             合同执行过程中根据用户要求,需同有关部门协调(如技术资料、数据修改、补充合同等事宜)由项目负责人或合同管理员负责组织传递;

4、             在售后服务中项目负责人或项目所在部门对用户在开箱点件、安装调试等过程中发生的问题,负责组织传递与有关部门协调解决;

5、             对用户提出的生产进度、配套情况、交货时间、产成品交付形式、产品发运等事宜由项目负责人负责组织传递工作联系单,至综合管理部合同管理员;

6、             合同执行部门经理或项目负责人负责与公司以外的其它单位传递工作联系单,并将联系单送到合同管理员处备案;

7、             填写联系单要规范,填准填全所要求的内容,需要回执签字、存档的应做好合签以备存查,全部工作联系单应装入产品合同档案,不得私自保存。

8、             各部门联系单由各部门统一编号登记,联系单台帐编号如下:业务部HAY05***;外贸部HAW05***;综合管理部HAG05***;山东办事处HAS05***;包头办事处HAB05***(联系单及台帐格式附后)

五、         日常综合管理规定

1、             综合管理部负责综合,有关信息的管理,为公司领导的决策提供依据;

2、             客人、用户的招待管理制度;

(1)    顾客来访前,项目负责人或业务部门要将顾客来访的目的、日程、人员、职务等情况,做出详细接待计划报综合管理部。

(2)    综合管理部在接到报告后,按计划安排落实好(我方接待人员、会谈地点、用车情况、就餐地点、礼品标准、日程安排等),协助业务部门做好接待工作。

(3)    客人因生产进度、交货等原因来公司,应帮助安排食宿。

(4)    客人来公司后需参观景点的,按业务部门提出的接待计划,管理部统一协调安排。

(5)    综合管理部每次接待完毕应做接待小结,登记存档。

3、             礼品赠送的管理规定;

(1)    赠送礼品由部门经理将受赠的单位、人员、礼品价格等情况向销售分公司经理事先汇报,待批准后方可安排进行。在沈阳时报到综合管理部,由综合管理部统一安排。

(2)    业务员在外地赠送礼品,必须事先请示,经部门经理批准后,方可进行,否则由当事人负责一切费用。

(3)    购买礼品的当事人要留有效票据。各部要根据领导审批的礼品单,比质比价采购,杜绝假货现象。

4、             支付代理费、中间费的管理规定;

(1)    选型费、代理费、答谢费、佣金等的洽谈与支付,必须事先向公司领导请示,待批准后方可实施,且上述的协议必须由主管经理签订方有效。

(2)    选型费、代理费、答谢费、佣金等协议签订后,必须报综合管理部一份登记备案,各项费用支付前需到综合管理部呈公司领导核准后方可支付。

(3)    为确保双方合作不断加深,中间费的确定和支付透明度一定要控制在一定范围内,避免造成不良影响。

5、             贵重物品的管理;

(1)    对20xx元以上的设备(含计算机、照相器材等),要建帐登记。

(2)    要设专人管理公司贵重物品,搞好防范,防止被盗。

(3)    重要设备只能用在工作上,不得从事工作以外的私人活动。

(4)    物品发生损坏,要马上报到综合管理部进行维修,不得影响工作。

6、             日常工作纪律、行为规范的管理(参见公司有关管理规定);

7、             用餐制度和标准规定(参见公司有关管理规定)

六、         产品的发货运输程序

1、             产品产成前由该产品的签订部门与用户确定发运形式、到货地点、联系人、联系方式、运输路线及能力等,以工作联系单的形式通知综合管理部;

2、             综合管理部负责组织发运。综合管理部依据制造部生产科的《完工通知单》及时与项目负责人或用户沟通,确定发货日期。依据产品的箱数、重量等因素,通过比质比价方式确定运输价格。用户自负运费的应协助办理有关事宜;

3、             综合管理部负责办理产品出门手续,并通知制造部按运输及用户要求安排装车。

 



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