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[01-24]   来源:http://www.tommyzablan.com  客服管理   阅读:762

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正文:

物业管理投诉处理策略
 
.     投诉的情况是非常复杂的,业主的投诉也未必全部都有根据和理由。但是通过我们预料的问题,确定合适的答复方式,可以更有效地处理顾客的投诉。

    投诉的问题大致有以下几大类:

    第一类、对设备设施方面的投诉 业主对设备设施设计、选型不合理或对设备运行质量不满意。如电梯经常停电、停梯维修,供电供水设备经常出现故障等。产生投诉的原因是业主使用的物业与期望有差距。业主使用物业、支付物业管理 费,总是希望物业处于最佳使用状态并感觉方便舒心。

    第二类、对管理服务方面的投诉 业主对物业服务质量的投诉主要有以下方面 : 用户的财产和人身安全是否能得到保障,物业服务是否规范、标准,物业人员礼仪礼貌是否得体,服务态度是否热情 , 办公或居住环境是否安静  服务时间和服务是否及时快捷等。业主感觉到服务质量低于期望值肘,就会因不满而投 诉。期望值来源于用户日常得到正常服务的感觉和物业公司的服务承诺。如果服务承诺过高,容易因期望值落差而投诉。另外当某项服务“失常” 时,如工作人员态度恶劣,日常运作出现故障、维修人员未能按时完成作业等,业主会以投诉来倾诉自己的不满。

    策略三:对业主的投诉要求提出处理意见,遵循公司的经营原则,满足用户的部分合理要求,很少有业主投诉是为表示 “彻底决裂”的,大多业 主用投诉来向物业“谈判 ”, 使物业重视其投诉,并能解决其投诉的问题。物业公司要站在 “公平、公正、合理、互谅”的立场上提出处理意见,协调解决好用户遇到的困难和问题。

    第三类、收费方面的投诉主要是各种分摊费和特约维修费。如水、电、清洁、绿化、公共设备等分摊费用及换灯、换 锁等特约维修费用。物业服务也是某种意义上的商品。业主总希望用最少的付出购买到最优质的服务,物业公司则希望服务成本最小化,这矛盾集中反映在缴纳各类费用这一敏感问题上。

    第四类、对突发事件方面的投诉因停电、停水、电梯困人、溢水及室内被盗、车辆丢失等突然事故而造成投诉。这类问题虽有其“偶然性”和“突发性“, 但因事件本身很重犬,对用户的日常工作和生活带来较大麻烦而导致强烈的投诉。

    处理用户投诉,一般采取以下几种策略 :
    策略一 : 接到投诉时,首先要假定我们的工作存在问题,耐心听取或记录投诉,不当面反驳业主意见,业主前来投诉,是对物业某些方面的服务有不满或意见,心里有怨气。此时若一味解释或反驳 ,业主会认为物业不尊重其意见而加剧对立情绪,甚至产生冲突。所以要耐心听业主“诉苦”并进行记录,使业主感觉到物业虚心诚意的态度,随着诉说的结束其怨气也会逐渐消除。

    策略二 : 对业主的遭遇或不幸表示歉意或同情,让业主心理得以平衡,投诉的问题无论大小 轻重,都要认真对待和重视,要采取“移情换位”思维方式,转换角色,设身处地站在业主立场 上,感受业主所遭遇到的麻烦和不幸,安慰用户,拉近与业主的心理距离。

    策略三:对业主的投诉要求提出处理意见,遵循公司的经营原则,满足用户的部分合理要求,很少有业主投诉是为表示 “彻底决裂”的,大多业 主用投诉来向物业“谈判 ”, 使物业重视其投诉,并能解决其投诉的问题。物业公司要站在 “公平、公正、合理、互谅”的立场上提出处理意见,协调解决好用户遇到的困难和问题。

    策略四 : 感谢用户的意见和建议,作为改进工作和完善工作的依据,投诉是业主与物业公司矛盾的最大屏障。能向管理公司投诉,表明业主对物业还持信任态度,物业要有“闻过则喜”的度量,把业主的投诉加以整理分类,从业主角度检讨、反思公司的各项工作,不断完善和改进管 理及服务工作。

    策略五 : 督促相关部门处理投诉内容,对投诉处理的实际效果,直接关系到物业公司的声誉 及整体管理水平。投诉处理的关键是尽快分析投诉内容,查清原因,督促有关部门限时进行处理,达到预计结果使业主满意,要确保不再发生同样问题,杜绝“二次投诉 ”的发生。

    策略六 : 把投诉处理结果尽快以电话或信函形式反馈给业主。尽快处理投诉,并给业主以实 质性答复,这是投诉处理工作中的重要一环,及时的回复可显示物业公司的工作时效。业主口头; 投诉可以电话回复,一般应不超过一个工作日。回复可以向业主表明其投诉已得到重视,并已妥善处理。


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